满满的干货!财务凭证到底如何管理?

2020-03-161099分类:代理记账
摘要



















今天要告诉大家,会计凭证相关附件不齐全,将是会计人员做账的大忌!


凭证填制、装订的标准



1、摘要根据实际情况该详细的详细,该模糊的模糊的。


2、某些凭证应从中间科目过账,以便查账、统计。如现款销售,也从"应收账款"过一下;发放工资或福利,通过"应付职工薪酬"过一下。  


3、错误凭证调整或冲销应在原始凭证备注说明。


4、替票问题的处理。 


5、凭证附件的张数如何计算


记账凭证附件张数计算的原则是:没有经过汇总的原始凭证,按自然张数计算;经过汇总的原始凭证,每一张汇总单或汇总表算一张,因为原始凭证张数已在汇总单的"所附原始凭证张数"栏内已作了登记。 


6、原始凭证丢失的处理方法


从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开具单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。


7、票据审核后的处理


视情况而定,有退回、报销、作废三种情况。


①退回:单据不齐(应附而未付)、签字不全,退回报销人补充完善。 


②报销:完全符合要求则直接报销;如果单据齐全,签字齐备,只是个别票据不能报销,则不能直接涂改报销金额,也不应退回报销人重新填报、重新走签字流程,而应在报销单上写"核报金额XX元"后报销。


③作废:如果报销人弄虚作假,经核实后,则直接作废,不予报销。 


8、几个单位共担电费和物业代收电费的处理


公司与其他企业、个人共用水电的,可凭租赁合同、共用水电各方盖章(或签字)确认的水电分割单、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账。


水电费由物业公司代收且无法单独取得发票的,凭物业公司出具的水电费使用记录证明、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账。


否则,在所得税汇算清缴时,税务不会允许税前扣除。那么我们在日常工作中该怎么处理会计凭证呢?


第一步,会计凭证的粘贴


1. 粘贴多张凭证的时候,要对齐背后的粘贴单粘完一张票据之后,约错开1厘米左右的距离,继续贴下一张,示例:


图片来源:吾先生绘制

如果票据比较多的情况,可以适当增加数量,采用鱼鳞贴票法,分类粘贴妥当。示例:


图片来源:吾先生绘制


注意啦:


★首推用胶水,其次是固体胶棒,双面胶点点胶不推荐使用

★凭证粘贴的顺序,由左往右,从小到大开始粘贴

★ 如果遇到发票面积较大,超过粘贴单上下限或左右限则可以:

1)在不影响内容的情况下缩放,以缩放的复印件作为凭证

2)裁剪折叠在一起

①裁剪时,需要注意凭证的内容不要被裁剪

②需要折叠的凭证(发票超过了粘贴单),粘贴单的右上角为基准对齐粘贴。超出部分,则折叠起来。



最后,报销汇总单上需要注明实际附件张数。(每张票据均需盖附件章。付款单位(或客户)处请盖本单位名称章。)


最后示例:



第二步,会计凭证装订


分为手动版和机动版,机动版又分为便价版和高级版


先说手动版:要装备的工具有:装订线、回形夹、大夹子(两个)、对角纸


步骤:

1.将记账凭证同封面、封底、封角弄整整齐齐的,用夹子固定住

2. 在凭证上打两个孔。(孔的位置、两孔的距离需要注意)


(图片来源:吾先生绘制)


3. 然后针线穿过,要装订牢固(针线是财务专用的)。在背面线打结。


4. 针线穿好,牢固后,封角上抹固体胶


5. 固体胶抹好后,封角延虚线斜向上折叠,反到背面继续整齐折叠


(图片来源:吾先生绘制)


有条件的可以选择购买机械辅助,如果每月凭证不多的,手动装订问题不大。


最后,在大家完成会计凭证粘贴、装订之后,“豆腐块”样的会计凭证册子就做出来了。从此强迫症的心安了,凭证也咵咵咵像新书一样,美观整洁啦。



报销单据粘贴的原则


1、在实际工作中由于原始凭证种类繁多,但为便于装订和保管,我们需要对附件进行必要的外形加工。


2、票据粘贴方法多样,粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小,选择合适的方法,但应以整个票据平整、美观为准。


3、粘贴的票据要求正面朝上,以便于日后审核与查阅。


4、同类型的票据贴在一起。


5、大张的票据只需粘贴票据的左上角,小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上,不能厚薄不匀。




票据整理、粘贴要求


1、票据分类,对于集中较多的票据按照内容进行分类,如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、市内交通费等等,按照票据类型分别粘贴。


2、准备粘贴单,可使用作废的打印纸,裁剪为21cmX 15cm大小的纸张(约半张A4纸)。

3、将票据整理后,将胶水涂抹在票据左侧背面,沿着粘贴单左起约3公分处依次均匀排开横向粘贴,应避免将票据贴出粘贴单外。不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄,使凭证装订起来不整齐,达不到档案保存要求。


4、如票据大小不一样,可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴。  


5、票据比较多时可使用多张粘贴单。


6、对于比粘贴单大的票据或其他附件,也应按上述办法,超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。


长型的票据折叠方法如下:


宽型的票据折叠方法如下:



填写规范及注意事项


1、所有经济业务均应提供正规合法票据;发票要填写完整,字迹清晰,没有涂改、污染,发票专用章清晰可辨。发票抬头要写公司全称,假发票、空白发票和填写不规范的发票,不予报销。


2、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单,不允许使用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写,并且不得涂改,经办人、报账人等信息应如实完整填写。


3、不要将票据倒置粘贴。


4、不要用订书机、大头针、回形针等固定票据。


5、粘贴票据涂抹适量的固体或者液体胶水即可,以保证长时间不脱落为准。


6、发票上未列清详细品名、数量、单价的(比如只写了“办公用品一批XXX元”)以及各种购买物品的定额发票,无论金额大小,均须附有购货清单或小票。







会计凭证附件要求常见错误
   

费用类

   

不规范点

规范附件明细

1、办公用品费

1:购买办公用品只有发票,没有其他单据。

2:批量购买办公用品,没有采购入库和各部门领用单。


经审批的请购单、发票、入库单、支出凭单、银行回单等相关资料

2、差旅费

只有差旅费报销单没有行程单等记录。


出差工作计划书(出差行程单)、发票、差旅报销单、银行回单等相关资料

3、车辆修理费/汽油费

1:只有修理费/汽油费发票,企业没有车辆。

经审批的汽车修理清单、发票、支出凭单、银行回单等相关资料

4、.税款缴纳

只有银行回单,未有申报表或税收缴款书。

纳税申报表主表或网上打印、支出凭单、税收缴款书或银行代扣款回单等相关资料

5、劳保用品

1:批量购买老保用品,没有采购入库和各部门领用单。

2:各部门领用劳保用品未有部门领用单或者单据部门不全

经审批的请购单、发票、入库单、支出凭单、银行回单等相关资料

6、广告费

只有发票和合同,未有照片或者其他广告样本等辅助证明资料。

  


经审批的合同、发票、相关的照片、支出凭单等相关资料

7、会务费

只有会议费发票未有,会议议程、签到表、会议照片等证明资料。

经审批会议预算、合同、会议结算清单、发票、会议议程、签到表、会议照片、支出凭单等相关资料

9、运费/快递费

1:快递费月结没有与快递/物流公司签署合同

2:月结单没有核对记录及内部审批记录。

委托运输协议、运费结算单、发票、支出凭单等相关资料



供应链类

常见不规范点

规范附件

一、原料采购



1、预付款

预付款只付银行回单,未后附合同。

采购合同、采购付款单等相关资料

2、预付款核销

未后附相关单据

  


采购合同、原材料采购入库单、收货报告单、发票、采购付款单等相关资料

3、货到付款

1:未后附采购合同、原材料采购入库单、收货报告单。

2:以供应商的送货单为入库单,未有企业自己的入库单。

采购合同、原材料采购入库单、收货报告单、发票、采购付款单等相关资料

4、采购入库

1:以供应商的送货单为入库单,未有企业自己的入库单。

2:退料单单据未齐全

采购入库单、采购收货报告单等相关资料

二、产品生产



1、生产领用

原材料领用单,单据上的信息要素不齐全,不便于会计和税务核算所用。

《生产耗用表》、原材料领用单

2、产品入库结转

产品入库单,单据上的信息要素不齐全,不便于会计和税务核算所用。

《生产成本表》、产品入库单

三、产品销售



1、销售收入确认/销售成本结转

销售收入确认和结转成本附件只有发票,没有其他单据作为附件。

发票、销售出库单表、销售单、销售成本结转等相关资料

四、产品研发



1、研发领料单

研发领料单,相关单据要素不齐全。比如未有具体研发部门及研发项目。

研发领料单、研发采购合同,采购入库单,领用单。

2、研发费用分摊

附件所附研发费用分摊明细表,研发费用分摊依据不明确,标准不统一。

研发费用分摊表、研发费用分摊依据等资料。

资产类

常见不规范点

规范附件

固定资产及低值易耗



1、资产购买

1:只有固定资产发票,没有其他单据。

2:没有固定资产部门领用单,无法确定具体使用部门和日期。

经审批的请购单、合同、发票、入库单/验收单、资产照片、支出凭单等相关资料

2、资产修理

只有修理发票,没有修理固定资产其他单据。

经审批的单据、修理报告单、发票、支出凭单等相关资料

3、资产清理或盈亏处理

固定资产清理和盘亏单据上相关信息处理不完全,不能为会计核算提供相关齐全要素。

经审批的签呈、溢缺明细表等相关资料

4、固定资产折旧的计提

采用系统的,未将系统每月固定资产折旧打印出来作为附件。

固定资产折旧计提表等相关资料

5、低值易耗品

只有采购低值易耗品发票,未有相关的入库及部门领用单据。

经审批的请购单(签呈)、合同、发票、入库单、支出凭单等相关资料

 计提类

常见不规范点

规范附件

1、薪资及绩效计提

相关月份暂估薪资会计处理,未有相关附件。

薪资及绩效计提表等相关资料

2、年终奖金的计提

年终奖计提未有具体计提依据相关资料

年终奖计提表等相关资料

3、税费计提

税费计提未有相关附件附在会计分录后

各项税费计算表等相关资料

4、坏账准备的计提

只对应收账款计提坏账准备,未有其他应收款坏账计提资料

坏账准备计提明细表(应收、其他应收)等相关资料

5、费用摊销

费用摊销的依据不明确,或分摊依据不合理。

待摊项目摊销表等相关资料





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